株式会社レイオールでは、警備会社向け業務管理システム「KEISUKE（ケイスケ）」を企画・開発しました。
KEISUKEは、警備会社の日々の業務で発生するスタッフ管理、シフト管理、勤怠管理、給与計算、請求管理、現場・案件管理、資格管理、LINE通知などを一元管理できるクラウド型の業務管理システムです。
警備会社では、Excel、紙のシフト表、電話、LINE、メモ帳などを組み合わせて業務を管理しているケースが多くあります。
慣れた方法で運用できている一方で、現場数やスタッフ数が増えるほど、確認作業や転記作業が増えやすくなります。
たとえば、次のような課題が発生しやすくなります。
- 誰がどの現場に入っているのか分かりにくい
- シフト予定と勤怠実績の差分確認に時間がかかる
- 現場ごとの単価や請求条件が複雑
- 給与計算や請求書作成に手間がかかる
- 配置指示が文字だけでは伝わりにくい
- 連絡漏れや確認漏れが発生しやすい
KEISUKEは、こうした警備会社特有の「現場・人・お金」に関する情報をひとつに集約し、日々の管理業務を効率化することを目的に開発しました。
現場写真にスタッフを配置できる「将軍システム」
KEISUKEの大きな特長のひとつが、現場写真や地図、構造図の上にスタッフを配置できる「将軍システム」です。
警備業務では、同じ現場名であっても、出入口、搬入口、歩行者導線、車両導線、駐車場、非常口など、実際の立ち位置によって業務内容が大きく変わります。
従来のExcelや文章ベースの配置表では、管制担当者が意図した配置と、現場責任者や隊員が理解する配置にズレが生じることがあります。
将軍システムでは、現場写真や構造図をアップロードし、その画像上にスタッフをドラッグ＆ドロップで配置できます。
「誰が、どこに立つのか」「どの位置に何名必要なのか」「どの導線を押さえるのか」といった情報を、現場の“布陣図”として視覚的に整理できます。
また、コーン、外注、集合場所、トイレ、注意ポイントなどの目印も配置できるため、現場全体の状況を分かりやすく共有できます。
長期現場や定期案件では、過去の配置情報を活用し、毎日の配置作業を効率化することも可能です。
文字中心の配置管理から、見て分かる配置管理へ。
KEISUKEでは、警備会社の管制業務をより直感的に行えるよう、視覚的な配置管理機能を実装しました。
スタッフ管理からシフト・勤怠・給与・請求まで一元管理
KEISUKEでは、警備員の基本情報、連絡先、資格情報、契約条件、雇用形態、給与条件などをシステム上で管理できます。
登録したスタッフ情報は、シフト作成、勤怠管理、給与計算、請求管理と連動します。
これにより、各業務ごとに別々のExcelや資料を確認する必要が減り、情報の重複入力や転記ミスの削減につながります。
シフト管理では、月次マトリクスで「現場×スタッフ」を一覧表示できます。
現場ごとの必要人数や配置状況を確認しながら、希望シフトの取り込みや配置調整を行えます。
勤怠管理では、出退勤の実績を日次で記録・編集でき、シフト予定との差分も確認できます。
勤務実績をもとに、給与計算や請求管理へ連動できる構成としています。
給与計算では、深夜勤務、残業、現場別単価、資格手当、隊長手当など、警備業務で発生しやすい複雑な条件に対応できるよう設計しました。
給与明細の作成までをシステム内で行うことで、月末月初の作業負担軽減を目指しています。
請求管理では、現場ごとの請求条件に基づいて請求書を作成できます。
現場・案件情報、勤務実績、単価情報を連動させることで、請求漏れや確認漏れの防止につなげます。
資格管理・自動アサイン・スタッフ評価にも対応
警備会社では、スタッフの人数だけでなく、資格や教育状況の管理も重要です。
KEISUKEでは、検定資格、指導教育責任者資格、有効期限などを管理できます。
失効前の確認にも対応できるよう、資格管理機能を備えています。
また、自動アサイン機能では、必要人数、資格、希望条件などをもとに、配置案を作成できるようにしました。
配置担当者が毎回ゼロから人員を組み合わせるのではなく、条件をもとに候補を整理できるため、配置業務の負担軽減につながります。
スタッフ評価機能では、現場ごとの勤務評価を記録・蓄積できます。
勤務態度、業務内容、現場ごとの評価情報を残すことで、次回以降の配置判断、教育、手当の見直しなどにも活用できます。
単に人を配置するだけではなく、「どのスタッフが、どの現場に合っているのか」を判断するための情報管理にも対応しています。
LINE連携で現場との連絡をスムーズに
KEISUKEでは、スタッフが普段利用しているLINEとの連携にも対応しています。
連携コードを発行し、スタッフのLINEと紐付けることで、シフト確定通知や各種通知をLINEで送信できます。
専用アプリをインストールする必要がなく、スタッフ側も普段使い慣れた環境で通知を受け取れます。
シフト確定時の通知だけでなく、出発報告がない場合のアラートにも対応しています。
現場への連絡漏れや、「聞いていない」「見落としていた」といったトラブルの防止を支援します。
LINEを利用しないスタッフには、メール通知での対応も可能です。
スタッフごとに通知手段を選択できるため、幅広い年齢層や勤務形態に対応しやすい設計としています。
さまざまな利用環境に対応
KEISUKEは、PC、タブレット、スマートフォンのブラウザから利用できます。
管理者の事務作業はPCで、現場確認はタブレットで、スタッフの希望シフト入力や勤務予定確認はスマートフォンで行うなど、利用者や業務内容に応じた使い分けが可能です。
また、4Kモニターにも対応し、大画面で複数現場のシフトや配置状況を確認しやすい設計としました。
管制業務や事務所内での確認作業でも、必要な情報を見やすく表示できるよう配慮しています。
通信はSSLで暗号化し、国内のセキュアなサーバー環境で運用しています。
日次バックアップにも対応し、業務データを安全に管理できる構成としています。
開発において重視したポイント
今回の開発では、単に機能を多く搭載するのではなく、警備会社の実務に合わせて「日々使えること」を重視しました。
特に意識した点は、次の3つです。
1つ目は、現場と事務の情報を分断しないことです。
シフト、勤怠、給与、請求が別々に管理されていると、確認作業や転記作業が増えます。KEISUKEでは、各情報をつなげて管理できるように設計しました。
2つ目は、配置業務を直感的にすることです。
将軍システムでは、現場写真や構造図の上にスタッフを配置することで、文字だけでは伝わりにくい現場の状況を視覚的に共有できるようにしました。
3つ目は、導入後も運用しやすいことです。
スタッフ情報や現場情報を登録すれば、シフト、勤怠、給与、請求へと情報を活用できるため、日々の業務に自然に組み込めるシステムを目指しました。
まとめ
KEISUKEは、警備会社の現場運営、事務処理、経営判断を支援するクラウド型業務管理システムです。
スタッフ管理、シフト管理、勤怠管理、給与計算、請求管理、現場・案件管理、資格管理、LINE通知、スタッフ評価、自動アサイン、将軍システムなど、警備会社に必要な機能を一元化しました。
紙やExcelでの管理を否定するのではなく、これまで現場で積み上げてきた運用を活かしながら、より見やすく、共有しやすく、ミスを減らしやすい形へ。
KEISUKEは、警備会社の「現場」「事務」「経営」をひとつにつなぐシステムとして、今後も機能改善を進めていきます。
警備会社向けの業務管理システム、クラウドシステム、配置管理システム、勤怠・給与・請求管理システムの開発をご検討中の方は、お気軽にご相談ください。
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